Proses PR dan PO adalah merupakan bagian dari sebuah proses besar dalam ERP yaitu proses Procurement atau Pengadaan. Proses pengadaan lengkap meliputi proses seperti berikut ini:
1. Quotation, yaitu surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan kita setelah adanya permintaan penawaran. Quotation biasanya berisi:
1. Quotation, yaitu surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan kita setelah adanya permintaan penawaran. Quotation biasanya berisi:
- Kode dan deskripsi barang / jasa yang ditawarkan.
- Jumlah barang / jasa tersebut.
- Harga satuan.
- Diskon atau potongan harga.
- Total harga penawaran.
- Tata cara pembayaran
Berikut merupakan link quotation PT KAKTUS BERDURI:
2. Purchase Requisition (PR), yaitu permohonan persetujuan untuk pembelian barang atau service. Permohonan ini biasanya berhubungan dengan persetujuan pembelian tentang nilai dari barang yang akan dibeli (jumlah barang, harga barang), spesifikasi dari barang, maupun pengaturan cash, yaitu kapan barang akan dibeli. PR disetujui akan berlanjut ke proses PO. Skenario PR PT KAKTUS BERDURI dapat dilihat pada link berikut: https://www.dropbox.com/s/bbjdo3hggyks2f5/PR%20-%20KBE.docx?dl=0
3. Purchase Order (PO), yaitu proses pembelian barang atau jasa berdasarkan PR yang sudah disetujui. Proses yang terjadi dalam PO meliputi bidding untuk pemilihan Supplier termasuk didalamnya tentang detil kontrak, penerbitan PO itu sendiri yang sudah sesuai dengan kontrak dan ditandatangani oleh. Pejabat berwenang sampai dengan dikirim dan dikonfirmasi oleh pihak Supplier. Skenario PO PT KAKTUS BERDURI dapat dilihat pada link berikut: https://www.dropbox.com/s/lp49d5ktymfaj63/PO%20-%20KBE.docx?dl=0
4. Good Receipt/Service Receipt, yaitu proses penerimaan barang atau penyelesaian pekerjaan jasa berdasarkan PO yang sudah disetujui baik oleh pihak Pemesan (Customer) maupun oleh pihak Supplier/Vendor. Proses detil dalam GR/SR adalah penerbitan surat tanda terima barang/jasa oleh bagian Store/Warehouse kepada Supplier/Vendor, persetujuan barang diterima oleh pemohon, pengakuan inventory ke dalam sistem. Good Receipt Note PT KAKTUS BERDURI dapat dilihat pada link berikut: https://www.dropbox.com/s/9kg8fyup6ixb4mj/GOOD%20RECEIPT%20NOTE%20-%20KBE.docx?dl=0
5. Invoicing atau A/P, yaitu penerimaan Invoice yang diterbitkan oleh Supplier/Vendor sesuai dengan surat tanda terima barang/jasa (Receiving). Proses yang terjadi adalah mencocokkan antara Invoice dengan PO dan GR/SR, pencatatan A/P (pengakuan hutang) ke dalam sistem. Invoice dari supplier kepada PT KAKTUS BERDURI dapat dilihat pada link berikut: https://www.dropbox.com/s/gmvydz1ba7sbckb/INVOICE%20-%20KITA.docx?dl=0
6. Payment, yaitu proses pembayaran A/P oleh Customer kepada pihak Supplier/Vendor. Proses yang terjadi adalah persetujuan pembayaran oleh Management dan dilanjutkan dengan proses pembayaran bisa berupa penerbitan Check/Giro atau melalui Cash/Transfer. Berikut merupakan link Payment Letter dari PT KAKTUS BERDURI kepada supplier: https://www.dropbox.com/s/inaaj5rm7tmwvmv/PAYMENT%20LETTER%20-%20KBE.docx?dl=0
Berikut ini adalah salah satu skenario yang bisa dibangun oleh solusi Pengadaan beserta dengan proses workflow-nya:
